Kör kommunikationen och förståelsen fast ibland? - Holistic future

Kör kommunikationen och förståelsen fast ibland?

Kör kommunikationen och förståelsen fast ibland?

Har du varit med om att du kommunicerar med någon och blir mer och mer frustrerad över känslan att ni inte når fram till varandra? Som att ni inte samtalar på samma plan? Som att du pratar om frukt och den andre om kärnhuset i päronet? Du är mer övergripande och den andre mer detaljerad i samtalet. Eller tvärtom vid ett annat tillfälle. Inte helt ovanligt, men hur kan du påverka kommunikationen så att ni hamnar på samma logiska plan*? Häng med i inlägget så ska vi se om du fått med dig lite mera klokhet i slutet.

Logiska plan

Logiska plan kan ses som ett system där allt hänger ihop genom olika nivåer som vi kan förflytta oss emellan. Från väldigt övergripande ner till detalj nivå. Både i kommunikation med andra och i våra tankar (inre kommunikation).

Ex. Vi pratar om livsmedel (plan 1), sen frukt (plan 2), sen päron (plan 3), sen sort/märke på päronet (plan 4), och sen päronets kärnhus, stjälk, skal (plan 5). Lite längre ner i inlägget kommer jag omsätta detta till ett företag och hur du/ni kan tänka med detta upplägg för att hitta bättre struktur.

Sammanfattande eller detaljnivå?

Så när är det relevant att vara på en mer detaljerad nivå i samtalet och när det räcker det med en sammanfattning.

Det beror ju på syftet med samtalet, mötet eller dragningen. Du behöver ta utgångspunkt i vad syftet med det du ska kommunicera är. Vem eller vilka ska ta emot din information och hur vill du att det ska mottas?

Om du ska ett inledande möte kring en ny förändring, är det troligt att en alltför detaljerad genomgång kommer skapa förvirring, samtidigt får den inte blir för sammafattad och övergripande, då de som ska få nyheten levererad av dig inte haft en aning, medan du kanske har haft vetskapen en längre tid. Så vad är syftet med det som ska sägas.

Det kan också vara ett läge där de som ska lyssna har krävt information. Återigen blir det viktigt att stanna upp och se över din egen presentation, kommer du förmedla det de önskar. Samt i mötet, vara uppmärksam på att diskussioner, bollningar, samtal förs på samma logiska plan för att det ska ge mening fullt ut.

Går hjärnan på högvarv?

Hur har du det i tanken? Står du med dina To do-listor och river dig i håret. Stressad av alla punkter och vet inte var du ska börja? Kanske skulle du behöva lägga bort listorna och börja med att fundera på vad som är prioritet. Vad är det du behöver göra just nu för att lösa dina arbetsuppgifter eller projekt på hemmaplan. Ta utgångspunkt i vad syftet med dagen är och vad du behöver/vill vara klar med när dagen är slut. Börja i änden och gå bakåt. När du vet det, kan du börja plocka ut de punkter på listan som är nödvändiga för dig att göra just nu. Vill du strukturera upp än mer kan du göra ett schema för dina arbetsuppgifter och placera dem i av dig valda intervaller som t.ex. ”Prio”, ”Näst på tur”, ”När tid finns över”. Då blir det också mer överskådligt och du kan ta bort och förflytta uppgifter mellan dessa kluster.

Möten – möten – möten

I tidigare inlägg har jag bl. a. skrivit om vikten av att ha koll på vad intentionen med mötet är samt tydlig ramsättning för varje möte. En annan del är just logiska plan, vad behandlar ni på mötet, hör det till den mötesramen och är det på samma logiska plan ni talar? Ta ledningsgruppsmöten, återfinns i många olika branscher och företag. Om du själv suttit eller sitter i en ledningsgrupp, kan du uppleva att ni på dessa möten tar upp och diskuterar punkter som egentligen hör hemma i ett annat möte?

Då är vi tillbaka på det här med syfte igen. Syfte med mötet i kombination med logiska plan. Vad ska mötet avhandla och är samtliga införstodda med var punkts logiska diskussions plan? Det kan annars vara lätt att en punkt som ska diskuteras övergripande glider iväg och ner på betydligt mer detaljnivå än tänkt, och därmed själ tid från övriga punkter.

Logiska plan i förändringsprocesser

När det kommer till förändrings–/utvecklingsprocesser så finns det också företag som hamnar i utmaningen att tappa strukturen för hur målet ska uppnås. Hur blir det så? En förklaring skulle kunna vara att hela processen ligger som en kaksmet i en bunke. Däri har ni kastat ner målet/intentionen med förändringen, sen lite värderingar om vad som är viktigt i företaget, ni tar även en del aktiviteter som ska göras och rör ner därmed ner lite förvirring i smeten som avslut. Det blir lite som att stå med en To do- lista utan uppdelning. Var ska ni börja? Så ta tid till att få de logiska planen på plats, där det som är viktigast hamnar längst upp och sedan kommer resten av punkterna i en logisk ordning där under.

Det är också viktigt att titta på när det i processen behöver djupdykas ner i detalj (grodperspektiv) och när det är läge att zooma ut (helikopterperspektiv). Se till att alla är med i de förflyttningarna, så att ni förstår varandra i kommunikationen. Uttala syften (intentioner)!

Så se till att strukturera upp de olika delarna så att de får sina logiska plan, och ni får en betydligt tydligare bild hur ni ska arbeta i processen. Samt för hur kommunikationen ska gå till och förflyttas. Och som jag skrev i början av inlägget, lägg fokus på att det du ska förmedla ska ha ett relevant värde, att de som lyssnar faktiskt ska kunna ta till sig helheten av det du vill ha sagt. I stället för att bara mata ut information som rinner av dem som vatten på en gås.

Lite tankar…

Jag säger, tänk om det här tänket fanns i skolan, på universitetet, högskolor etc. Jag hade gärna sluppit läsa 400 sidor micro nationalekonomi på engelska med bara termer, och istället fått någon typ av indikation på vad som vad var viktigt att läsa kring. För jag gissar att få kommer ihåg 400 sidor från pärm till pärm. Istället blir det korvstoppning och mycket försvinner efter tentan. Eller som i skolan där många lärare tycker att just deras ämne är viktigast och att du ska läsa hela böckerna. Inte konstigt att elever inte mår bra av alla detaljer och utmaningar i att försöka sålla själva, i kombination med ett än mer digitaliserat samhälle.

Jag säger lägg mera vikt vid de logiska planen, det skapar ett stort värde!

 

Tips!
– Nästa gång du kör fast i en kommunikation på jobbet eller hemma. Testa att zooma ut lite och se om ni talar på samma logiska plan.

 

/Rebecca

*Logiska plan är ett begrepp inom Kommunikologi.

Dela inlägget

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

Lämna ett svar