Ger du feedback som bidrar till utveckling? - Holistic future

Ger du feedback som bidrar till utveckling?

Ger du feedback som bidrar till utveckling?

Dagens inlägg är några rader om feedback. Ett ord som kan klinga lite olika i personers öron. Ofta pratas det om positiv och negativ feedback, vilket för mig i alla fall blir väldigt tvetydigt. Feedback handlar ju om att ge återkoppling på något, så att den som får ta emot den kan förbättra. Hur blir det då om vi får negativ feedback? Vad är det egentligen? Och hur ska den hjälpa någon framåt. På samma sätt som ”positiv feedback” om den är otydlig, är positiv men leder nödvändigtvis inte till utveckling.

Jag vill hellre prata om hur du skapar en god ”feedback kultur” – genom att använda dig/er av sorterad feedback – som det kallas inom Kommunikologi*.  Det här är en komprimerad version, för att ge en förståelse för att feedback kan vara otroligt givande om den används på rätt sätt. Är du nyfiken på att veta mer är du mer än välkommen att kontakta mig för en mer ingående förklaring till hur du (och företaget) kan arbeta med sorterad feedback.

Sorterad feedback

Sorterad feedback innebär att kunna återkoppla utan att blanda in egna tolkningar. Det kan vara en utmaning att vara väldigt konstruktiv i sådana situationer. Om du börjar med att se skillnad mellan person och beteende, alltså att helt och fullt utgå ifrån att du ska ge feedback på det du faktiskt såg eller hörde. Utan att blanda in input som du får från din ”inre bana” (det du tolkar genom att känna, värdera, egna valda sanningar osv), då är du en bit på väg.

I stället för att börja en mening med ”jag känner..”, ”jag vet att du…”, ”du är..” osv, blir det en tolkning av det som du sett eller hört (och ett övertramp på den du tilltalar). Testa istället att börja med ”jag såg..”, jag hörde..” för att direkt referera till situationen (återigen var uppmärksam på vad det faktiskt var du såg/hörde. Så du inte t. ex. säger ”jag ser att du är nervös för du svettas” (då personen kanske var sen och sprungit hela vägen och eftersvettas). Så referera till vad du sett/hört.

Därefter kan du lägga till ett uttryck som ”jag tycker..”/”jag tänker..” eller ”jag föreslår..”. Det blir då tydlig skillnad på vad du ha sett och hört av den eller de andra personerna, samt vad som är din åsikt och vad din önskning av eventuell förbättring är, alt. lyfta vad som var bra. Sorterad feedback är bra ”Jag” och ”Du” sortering.

Nästa steg är att du som ska ge feedback, funderar på vad din intention med att ge den är. När du har den tydligt, kan du också fundera på om du är rätt tillstånd (känslomässigt) för att ge. För fundera själv på hur du agerar och talar när du är irriterad kontra när du är i balans. Om du ska ge återkoppling till någon, återkoppling som ska leda till utveckling, hur behöver ditt sinnestillstånd vara då för att dina ord ska landa på bästa sätt hos motparten?

Och innan du ger feedback, ta reda på vad för intention personen/-erna hade/har med sitt framförande eller prestation, samt när det passar den/dem att få feedback från dig. Ofta kan direkt återkoppling vara bra, det är dock inte alltid det passar, så stäm av.

Exempel

Chefen säger till Hannes i hissen på väg upp till kontoret på morgonen, ”Jag tycker inte att vårt samarbete under senast reklamprojektet har fungerat bra. Du får ta och skärpa till dig inför nästa projekt.” Hannes blir förvånad och vet inte vad han ska svara, så han är tyst. De kliver ur hissen och Hannes glada tillstånd är som bortblåst. En vanlig typ av feedback är tyvärr detta exempel. Så vad hade kunnat göras annorlunda?

Först hade chefen kunnat stämma av med Hannes om det passade att få återkoppling på samarbetet i hissen. För det andra är det chefens uppfattning att det inte har fungerat bra, utifrån vad då?

Vad har inte fungerat bra och varför (fanns tydligt uttalade ramar för vad som gällde för respektive person gällanade ansvar, arbetsuppgifter, återkoppling i processen m.m.)? För Hannes del med en kunskap om sorterad feedback, skulle han dels kunnat lyfta önskemålet om när han velat ha feedback, han skulle också kunna ställa frågan, vad det var chefen inte tyckte hade fungerat och vad han hade önskat av Hannes för att det skulle varit ett bra samarbete.

Chefen skulle ha funderat på, innan han sa något till Hannes i hissen, vad hans syfte med att ge feedbacken var och framför allt checkat av sitt eget tillstånd. Var han i ett gott tillstånd eller kanske lite irriterad för något annat, som då också tog sig uttryck i samtalet med Hannes? Med ovan exempel på återkoppling blir det svårt att tro att chefen vill lyfta Hannes, att han vill bidra till att göra honom till en än bättre marknadsförare. Så vad är ditt syfte när du ska ge feedback?

Övergripande summering av sorterad feedback

Så kontentan är att det finns en stor poäng med att när du ska ge feedback, funderar mer på hur du ska återkoppla (ge feedback) istället för vad du ska säga. I vilka tillstånd befinner du dig själv när du tänker ge återkoppling. Är du irriterad, upprörd etc. är risken stor att den feedback som kommer ur din mun inte blir av det något värde för den som får ta emot den. Stäm också av när det passar vederbörande att få feedback från dig.

Undvik att tolka genom att börja med uttryck som ”jag känner..”.  Vad är det du faktiskt har hört och sett? Och vad är ditt förslag till förbättring? Eller vad var det mer exakt som du gillade i det personen gjorde som du nu ska ge återkoppling på? Så…undvik att tolka och var mer precis i din feedback. Skilj på person och beteende.

Fundera på vad din intention med feedbacken är och hur den ska levereras så att den ger mesta möjliga värde för mottagaren. När ni får en fungerande feedback kultur, är det också möjligt för andra att ge feedback på din feedback. Utan att blanda in tolkningar blir kommunikationen betydligt ”renare”, och det blir mindre utrymme för missuppfattningar och kanske känslor av rena personangrepp. När vi slutar tolka och i stället återkopplar på det vi faktiskt har hört eller sett, samt tar ansvar för jag och du sorteringen, då är vi en bra bit på väg till en mer välmående och framför allt resursstarkare företagsmiljö.

 

Tips!
– Reflektera över hur du ger feedback. Både i arbetet och på hemmaplan. Lägg också märke till om den skiljer sig åt beroende på vilket känslotillstånd du befinner dig i.

– När du funderat över ovan, se också om din feedback är tydlig eller om det finns utrymme för tolkningar.

– Tänk efter kring varför du ger feedback i en viss situation, vad är din intention, och stäm av med den du tänker ge den om det passar nu eller senare.

/Rebecca

* Kommunikologi är en tvärdiciplinär metadiciplin. Det är ett kunskapsområde inom förändrings- och utvecklingsprocesser.

Definitioner av Kommunikologi
– Studiet om det som är gemensamt i förändrings- och utvecklingsprocesser.

– Studier av struktur och dynamik i kommunikation och förändring när all upplevelse och allt beteende är valt, definierat, beskrivet och förstått som kommunikation.

Vill du veta mer? Kontakta mig på rebecca@holisticfuture.se eller gå in på någon av dessa sidor för att få veta mer och hitta utbildningar. Skandinaviska institutet för Kommunikologieller Kommunikologcenter Hammarbysjöstad

 

Dela inlägget

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

Lämna ett svar